TRATTATO SU

MICROSOFT ACCESS

a cura del Prof. Sampognaro Giuseppe

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INDICE PER LEZIONI E RELATIVE PAGINE

PRIMA LEZIONE (Primi Passi):

· Aprire un programma di database

· Aprire un database esistente

· Modificare un record in un database esistente e salvarlo

· Salvare un database su Hard Disk e su Floppy Disk

· Chiudere il database

· Usare le funzioni di Help

· Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo

· Modificare la barra degli strumenti

· ESERCITAZIONE: Fare utilizzare i precedenti comandi.

SECONDA LEZIONE (Creazione di un Data Base):

· Impostare e pianificare un database

· Creare una tabella con campi e attributi

· Navigare in una tabella

· Inserire dati in una tabella

· Definire una chiave primaria

· Impostare un indice

· ESERCITAZIONE: Fare utilizzare i precedenti comandi.

TERZA LEZIONE ( Modifica di un Data Base):

· Modificare gli attributi di una tabella

· Modificare gli attributi dei campi

· Modificare dati in una tabella

· Cancellare dati in una tabella

· Aggiungere record ad un database

· Cancellare record in un database

· ESERCITAZIONE: Fare utilizzare i precedenti comandi.

QUARTA LEZIONE (Uso delle Maschere):

· Creare una semplice maschera

· Inserire dati in un database con le maschere

· Definire la formattazione del testo

· Cambiare il colore di fondo

· Importare un’immagine o file grafico

· Modificare la disposizione degli oggetti nella maschera

· ESERCITAZIONE: Fare utilizzare i precedenti comandi.

QUINTA LEZIONE ( Reperire Informazioni utilizzando anche Query)

· Accedere ad un database esistente

· Trovare un record sulla base di criteri assegnati

· Creare una query semplice

· Creare una query con criteri multipli

· Salvare una query

· ESERCITAZIONE: Fare utilizzare i precedenti comandi.

SESTA LEZIONE ( Filtri e Modifica campi e Ordinamento Dati)

· Applicare dei filtri ad una query

· Rimuovere dei filtri ad una query

· Aggiungere campi ad una query

· Eliminare campi ad una query

· Ricerca selezione e ordinamento dei dati

· Ricerca selezione e ordinamento con operatori logici

· ESERCITAZIONE: Fare utilizzare i precedenti comandi.

SETTIMA LEZIONE ( Utilizzo dei Report)

· Presentazione dei dati (su schermo o su stampa) in particolare sequenza

· Modificare un rapporto

· Creare e personalizzare intestazione e piè di pagina

· Raggruppare i dati di un rapporto (totali,sub totali,ecc)

· ESERCITAZIONE: Utilizzare i precedenti comandi.

PRIMA PARTE (Primi Passi)

PREMESSE

Si definisce DATABASE un programma necessario per la preparazione di Archivi.

In ogni Archivio sono presenti CAMPI (es. Cognomi, Nomi, Indirizzi ecc) e RECORDS (es. Ogni Persona ai quali i Campi fanno riferimento). Uno dei Programmi di Data Base più importante risulta essere ACCESS del Pacchetto Integrato MSOFFICE della MICROSOFT.

La ICONA di ACCESS risulta essere una Chiave color marrone. Ogni file di ACCESS ha una icona con una piccola chiave.

· APRIRE UN PROGRAMMA DI DATABASE PER

CREARE UN NUOVO ARCHIVIO

Si può procedere in 3 modi:

a) Cliccare, in modo sequenziale, su AVVIO-NUOVO DOCUMENTO OFFICE-GENERALE-DATABASE VUOTO;

b) Cliccare, in modo sequenziale, su AVVIO-PROGRAMMI-MICROSOFT ACCESS-

-DATABASE DI ACCESS VUOTO;

c) Cliccare, in modo sequenziale, su MICROSOFT ACCESS(chiave della Barra Stru-

menti di Office)-DATABASE DI ACCESS VUOTO;

· APRIRE UN DATABASE ESISTENTE OPPURE DA

AUTOCOMPORRE

1) Se si vuole caricare un Database esistente si può procedere in 4 modi:

a) Cliccare, in modo sequenziale, su AVVIO-APRI DOCUMENTO OFFICE-

Si cerca quindi la directory e il file richiesto(ricordando che la sua icona è

una chiave);

b) Cliccare, in modo sequenziale, su RISORSE COMPUTER e poi sulla Peri-

ferica e sulla directory che contiene il file da aprire;

c) Cliccare, in modo sequenziale, su AVVIO-PROGRAMMI-MICROSOFT

ACCESS-FILE-APRI e si cerca la directory e il file da aprire;

d) Si clicca su MICROSOFT ACCESS della Barra Strumenti Office, poi su

FILE, quindi su APRI e si cerca la directory e il file da aprire;

2) Se si desidera caricare la Autocomposizione di un Database presente:

a) Cliccare, in modo sequenziale, su AVVIO-NUOVO DOCUMENTO OFFICE-

DATABASE e si sceglie,cliccandovi, il tipo di autocomposizione richiesta.

Infine si clicca, dopo aver digitato il nuovo nome, su CREA;

b) Cliccare, in modo sequenziale, su AVVIO-PROGRAMMI-MICROSOFT

ACCESS-PROGETTI,PAGINE E CREAZIONI GUIDATE. Scelta quella

Desiderata(cliccandovi), digitare il nuovo nome e quindi si clicca su CREA;

c) Si clicca su MICROSOFT ACCESS della Barra Strumenti Office e seguire

quanto detto in b);

· MODIFICARE UN RECORD IN UN DATABASE

ESISTENTE E SALVARLO

Come spiegato nei paragrafi 5.1.1.1 e 5.1.1.2 si carica il file di database

prescelto. Si clicca su una delle Tabelle già preparate oppure su “Crea una

maschera mediante una creazione guidata” e si modifica il Database.(*) Si clicca

quindi su FILE-SALVA e quindi si esce cliccando su FILE-ESCI, oppure su X

in alto a destra.

· SALVARE UN DATABASE SU HARD DISK E SU

FLOPPY DISK.

Come proseguimento del paragrafo precedente nel punto (*) si clicca su

FILE-SALVA CON NOME e poi si sceglie la periferica e la directory dove

Salvare il Database.

· CHIUDERE IL DATABASE

Per chiudere un Database, dopo averlo salvato, si clicca su FILE-ESCI

oppure su X in alto a destra.

· USARE LE FUNZIONI DI HELP

Come per tutti i programmi di Microsoft Office nella Barra dei Comandi,

come ultimo comando esiste ?

Cliccando su di esso si apre la Guida in Linea di Office. Risulta essere l’Help

anche per i Programmi di DataBase. In esso sono presenti tutti gli argomenti

relativi ai database.

· MODIFICARE IL MODO DI VISUALIZZAZIONE

SULLO SCHERMO

Aperto il Database esso può essere visualizzato nello schermo in due principali

Modi:

a) in Orizzontale cliccando su Tabella in Oggetti. In questo caso possono essere

visualizzati tutti i record del Database.

b) in Verticale cliccando su Maschera in Oggetti. In questo caso viene presen-

tato un record per volta.

· MODIFICARE LA BARRA DEGLI STRUMENTI

La Barra degli Strumenti può essere modificata aprendo il file di Database,

cliccando poi su Visualizza, quindi su Barra degli Strumenti e quindi si scel-

gono spuntandoli i comandi che servono o che si desiderano personalizzare.

SECONDA PARTE

(Creazione di un Database)

· IMPOSTARE E PIANIFICARE UN DATABASE

Si inizia ora a creare un Database.

Cliccare su AVVIO, poi su NUOVO DOCUMENTO OFFICE, poi su GENERALE e infine su DATABASE VUOTO (Come già spiegato nel paragrafo 5.1.1.1 vi sono anche altri 2 metodi per iniziare).

A questo punto si deve digitare il nome da dare al nuovo database dopo aver scelto la sua destinazione (Hard Disk o Floppy Disk) e relativa directory. Infine si clicca su CREA.

· CREARE UNA TABELLA CON CAMPI E

ATTRIBUTI

Continuando la creazione del Database si clicca su “CREA UNA TABELLA IN VISUALIZZAZIONE STRUTTURA”. Si introducono i Campi del DataBase, con relativo Tipo Dati e con facoltativa Descrizione (che apparirà eventualmente nella barra di stato in corrispondenza di tale campo). (Il Tipo Dati e la Descrizione creano gli Attributi del Campo). Conviene immettere questi dati in Maiuscolo (Premendo il Tasto Catenaccio con relativa spia Caps Lock accesa). Se il Tipo Dati è Testo allora si deve dare la dimensione del Campo – anche ciò può avvenire anche dopo (vedi Paragrafo 5.2.1.3). Per la scelta del Tipo Dati si può premere il tasto F1 per vedere quanti tipi esistono e quando vengono scelti. Alla fine dell’immissione dei Campi cliccare su FILE-SALVA , digitare il nome della Tabella (es.Campi) e cliccare su OK.

A questo punto si può ora anche introdurre la Chiave Primaria (cioè il Campo più importante e presente nelle eventuali successive Tabelle o Query: vedere a proposito il paragrafo 5.2.2.1). Uscire quindi cliccando su X.

· NAVIGARE IN UNA TABELLA

Preparata la Tabella dei Campi vi si entra cliccando sul nome data ad essa (es.Campi). Si nota che essa si trova parzialmente sovrapposta alla finestra di Microsoft Access e alla finestra del file (es. Voti ….). In essa si può navigare, ad esempio posti in uno spazio bianco sotto i campi si possono utilizzare i tasti direzionali per spostarsi a sinistra o a destra dello stesso record. Inoltre si possono attivare i sottocomandi presenti nei vari comandi.

Così attivando MODIFICA si può eliminare la colonna(campo)dove trovasi il cursore, oppure si può selezionare uno o tutti records per poter eseguire la successiva copiatura, taglio o eliminazione, oppure si può trovare un record digitando un suo dato (naturalmente dopo aver inserito i dati come sarà spiegato nel successivo paragrafo 5.2.1.4), oppure per sostituire un dato di un record, oppure , con Vai a, per andare in un particolare record;

Così attivando INSERISCI si può inserire un nuovo record oppure una colonna(Campo).

Così attivando FORMATO si possono scegliere le opzioni di Carattere (Tipo della scrittura, Stile: grassetto,corsivo,sottolineato, Dimensione carattere), oppure le opzioni di Foglio Dati (Effetti cella, colore sfondo,colore griglia con relativi esempi), oppure la Altezza delle righe (per sapere la misura e poterla modificare) oppure Larghezza delle Colonne ( per sapere la misura e poterla modificare. N.B: Si può variare la larghezza della colonna(campo) anche portando il cursore tra i due campi, cliccando e strisciando il mouse verso destra o sinistra) oppure per Rinominare un Campo, oppure per Nasconderlo o Scoprirlo, oppure per Bloccare o sbloccare una Colonna.

Così attivando RECORD , oltre all’inserimento e rimozione di filtri, di cui si parlerà in seguito, si possono ordinare i dati di una colonna;

Così attivando STRUMENTI si possono introdurre le Relazioni, di cui si parlerà in seguito, oppure si può introdurre la password per Proteggere da modifica estranea il Database.

Naturalmente questi sottocomandi possono essere attivati in ogni momento che si reputa opportuno.

Infine si può navigare tra i record utilizzando il quadro incrementi in basso nella Barra di Stato della finestra del File corrente di Microsoft Access.

· INSERIRE I DATI IN UNA TABELLA

In presenza di una Tabella si possono inserire tutti i dati dei rispettivi records.

Posti all’inizio del primo record (nella sua sinistra) si digitano i rispettivi dati.

Passare da un campo ad un altro, oppure da un record ad un altro, con i tasti direzionali oppure con il tasto INVIO o con il tasto TAB.

Come si è detto già è conveniente(ma non obbligatorio) scrivere i dati in Maiuscolo. Inoltre, considerata per esempio primario il campo (chiave) , per esempio, dei COGNOMI, essi possono essere digitati senza rispettare l’ordine alfabetico, poiché ciò può essere eseguito in ogni istante in seguito.(vedere anche il paragrafo 5.4.3.1).

Alla fine degli inserimenti salvare tutto cliccando su FILE-SALVA.

· DEFINIRE UNA CHIAVE PRIMARIA

· Nel momento in cui si crea una tabella si può decidere sul Campo che deve essere definito Chiave Primaria. Esso risulta essere il Campo strumento che ci consente di stabilire i collegamenti tra le diverse tabelle del database nelle quali deve presentarsi sempre il suddetto campo. Se tale chiave non viene scelta dall’utente nel momento che si crea la tabella, il PC definisce Chiave Primaria il campo ID o Contatore al quale fa riferimento un numero per ogni record.

· Per creare la CHIAVE PRIMARIA dopo che la tabella è stata creata eseguire i seguenti passi:

a) Caricare il file;

b) Cliccare su Tabelle;

c) Cliccare con tasto destro sulla icona di una Tabella;

d) Cliccare su Visualizzazione Struttura;

e) Evidenziare il campo con la freccia a sinistra;

f) Cliccare su Chiave Primaria;

g) Salvare la modifica nel momento che si esce.

· IMPOSTARE UN INDICE

Si può creare un indice quando si desidera trovare e ordinare i record più rapidamente.

Innanzitutto si procede come nel paragrafo precedente sino al punto d).

Evidenziare il Campo o come la e) del paragrafo precedente o semplicemente portando il cursore sulla sua riga; Nella scheda GENERALE nella parte inferiore della finestra cliccare su INDICIZZATO e scegliere tra SI (Duplicati possibili) oppure SI(Duplicati impossibili). Nel primo caso se 2 record hanno stessi dati o viceversa.

TERZA PARTE

(Modifica di un Database)

· MODIFICARE GLI ATTRIBUTI DI UNA TABELLA

Caricando il file, dopo aver cliccato su Tabelle:

a) si clicca con Tasto Destro sulla Tabella relativa. Tra i comandi presenti si può scegliere ELIMINA per cancellare la Tabella, -oppure RINOMINA per dare un nuovo nome alla Tabella, oppure PROPRIETA’ per dare una descrizione alla tabella.

b)si clicca con Tasto Sinistro sulla Tabella relativa. Essa si apre e si possono utilizzare i comandi già spiegati nel paragrafo 5.2.1.3 e in particolare MODIFICA,INSERISCI, e FORMATO con tutti i relativi sottocomandi.

· MODIFICARE GLI ATTRIBUTI DEI CAMPI

Si seguono i seguenti passi:

a) Si apre il file di Database che contiene i campi da modificare;

b) Si clicca su Tabelle;

c) Si clicca con tasto destro nella prima Tabella;

d) Si clicca su Visualizzazione Struttura;

e) Si clicca sul Campo da modificare;

f) Si modificano gli attributi del Campo in Tipo Dati, Descrizione e nella Finestra in basso.

· MODIFICARE DATI IN UNA TABELLA

Il metodo più semplice è il seguente:

a) Si apre il file di database;

b) Si clicca su Tabelle;

c) Si clicca sulla prima tabella per aprirla;

d) Si cerca il record da modificare (con Modifica-Trova e digitando un suo dato);

e) Si porta il cursore sul dato da modificare e si modifica.

· CANCELLARE DATI IN UNA TABELLA

Si procede come nel paragrafo precedente sino al punto d); Poi:

a) Si porta il cursore sul dato da cancellare;

b) Si cancella il dato selezionandolo e premendo il tasto CANC.

· AGGIUNGERE RECORD AD UN DATABASE

Si procede nel modo seguente:

a) Si apre il file di database;

b) Si clicca su Tabelle;

c) Si clicca sulla prima Tabella;

d) Si clicca su un record;

e) Si clicca sul Comando INSERISCI e poi su NUOVO RECORD;

f) Si digita il record.

· CANCELLARE RECORD IN UN DATABASE

Si procede come nel paragrafo precedente(5.2.4.3) sino al punto c).

Si seleziona il record o i record adiacenti ponendo il cursore a sinistra del record in modo che vi sia la spunta --> ed evidenziando gli altri.

Si clicca su MODIFICA-ELIMINA RECORD e si conferma poi la Cancellazione.

QUARTA PARTE

( Uso delle Maschere )

· CREARE UNA SEMPLICE MASCHERA

Dopo aver caricato il file di database dove si sono già definiti i campi, si clicca su Maschere e quindi su “Crea una maschera mediante una creazione guidata”.

Si scelgono, nell’ordine desiderato, i campi selezionandoli una per volta, e cliccando poi su > . Esaurito questo passo, si clicca su Avanti. Si sceglie ora il layout (es. a colonne) e quindi si clicca su Avanti. Si sceglie lo stile da utilizzare e si clicca su Avanti. Si digita il titolo della maschera e infine si clicca su Fine.

· INSERIRE DATI IN UN DATA BASE CON LE MASCHERE

Si apre il file di database. Si clicca su Maschere e quindi sulla maschera creata nel paragrafo precedente.

Si inseriscono i dati di ogni record nei rispettivi campi.

· DEFINIRE LA FORMATTAZIONE DEL TESTO

Come già spiegato nel paragrafo 5.2.1.2 (Navigare in una tabella) i testi di una Tabella si possono formattare (cambiare) utilizzando il comando FORMATO si possono scegliere le opzioni di Carattere (Tipo della scrittura, Stile: grassetto, corsivo, sottolineato, Dimensione carattere).

In presenza di una Maschera e quindi in Visualizzazione verticale (a singolo record) si può scegliere il Comando Formato Condizionale dove si può scegliere la formattazione predefinita con uno dei 3 stili (grassetto, corsivo, o sottolineato) oppure condizioni particolari, incluso il colore per il carattere come per Videoscrittura. La formattazione del testo può anche avvenire con i comandi della Barra degli Strumenti così come nei programmi di Videoscrittura.

· CAMBIARE IL COLORE DI FONDO

Dopo aver selezionato il dato si possono scegliere due procedimenti:

a) Si clicca sulla Barra degli Strumenti sull’icona riempimento/fondo (a sinistra della A) a destra in alto della finestra (con simbolo secchiello) dopo aver scelto il colore;

b) Si clicca su Formato-Formato Condizionale e si procede come nel caso a).

· IMPORTARE UN’IMMAGINE O FILE GRAFICO

Si apre il file di Database, si clicca su Maschera e quindi si sceglie una maschera.

Si ingrandisce la finestra della maschera. Si clicca su Visualizza- Visualizzazione Struttura. Si clicca quindi su Inserisci –Immagine oppure Inserisci-Grafico. Si va a cercare nel PC la immagine o grafico da inserire nella maschera e si clicca su esso. Automaticamente esso viene portato nella maschera.

· MODIFICARE LA DISPOSIZIONE DEGLI OGGETTI NELLA MASCHERA.

E’ una continuazione del precedente paragrafo. Non appena l’immagine o grafico viene trasportato nella Maschera esso deve essere modificato. Si clicca su di esso e compaiono nei suoi lati i punti selettivi di ogni immagine o oggetto. Si può rimpicciolire o ingrandire. Nello stesso tempo, cliccandovi sopra, si può ingrandire o rimpicciolire ogni campo-dati della maschera come se essi fossero delle immagini.

QUINTA PARTE

(Reperire Informazioni e Creazione di Query)

· ACCEDERE AD UN DATABASE ESISTENTE

Per questo argomento si fa totale riferimento al primo paragrafo 5.1.1.2 della PRIMA LEZIONE

· TROVARE UN RECORD SULLA BASE DI CRITERI

ASSEGNATI

La ricerca del record può essere effettuato in base ad un suo dato presente in un campo del file di data base attivo. La ricerca può avvenire con uno di 3 criteri assegnati:

a) Ricerca di un dato di un record in una tabella noto il campo di appartenenza.

In questo caso si entra nel file di data base, si clicca su Tabella e infine nella Tabella creata inizialmente. Si pone il cursore nel campo dove si deve trovare il dato da cercare. Si clicca su MODIFICA e poi su TROVA. Si digita in “Trova” quanto si deve cercare, poi su “Cerca in” si sceglie il campo prescelto e su “Confronta” si sceglie Campo Intero e si clicca su “Trova successivo”. A questo punto si clicca nella finestra in alto su (X) in modo che si esce da essa. Si nota che il dato cercato risulta selezionato. Se si sospetta che nel campo prescelto vi è una nuova ricorrenza del dato cercato si torna a cliccare su MODIFICA e su TROVA e si procede come prima. Nel caso in cui che non vi sono altri record con il dato cercato, quando si clicca su Trova Successivo, compare un messaggio di termine della ricerca ed elemento non trovato. Ciò si ripete anche per la successiva ricerca b).

b) Ricerca di un dato di un record in una tabella quando non si conosce il campo di

appartenenza.

In questo caso si entra nel file di data base, si clicca su Tabella e infine nella Tabella creata inizialmente. Si clicca su MODIFICA e poi su TROVA. Si digita in “Trova” quanto si deve cercare, poi su “Cerca in” si sceglie Tabella e su “Confronta” si sceglie Campo Intero e si clicca su “Trova successivo”. A questo punto si clicca nella finestra in alto su (X) in modo che si esce da essa. Si nota che il dato cercato risulta selezionato. Se si sospetta che nella Tabella vi è una nuova ricorrenza del dato cercato si torna a cliccare su MODIFICA e su TROVA e si procede come prima. Nel caso in cui che non vi sono altri record con il dato cercato, quando si clicca su Trova Successivo, compare un messaggio di termine della ricerca ed elemento non trovato. Ciò si ripete anche per la successiva ricerca b).

c) Ricerca di un particolare record. Si procede come nei casi a) e b) fino a quando si clicca su MODIFICA. A questo punto si clicca su VAI A e si sceglie tra Primo, Ultimo, Successivo,Precedente, Nuovo Record.

· CONCETTO DI QUERY E CREAZIONE DI UNA

SEMPLICE QUERY

· Si definisce QUERY una particolare Tabella che, attraverso i suoi campi, di numero inferiore a quelli della Tabella iniziale, rende più agevole la ricerca di determinati dati di un record.

· Per la creazione di una semplice query si procede nel modo seguente:

Caricato il Data Base prima preparato con tutti i suoi campi e l’inserimento di tutti i dati, si clicca in Oggetti su Query, quindi su Nuovo e infine su “Creazione guidata di una semplice Query” e si clicca su OK. Si scelgono quindi i campi di ricerca(che creeranno la nuova Tabella) e si confermeranno cliccando su > . Scelti i campi si clicca su Avanti, si digita il nome della Query e si clicca su Fine.

· CREARE UNA QUERY CON CRITERI MULTIPLI

Aprire una query in visualizzazione struttura (cliccando su una query e su struttura sulla sua barra strumenti);

Cliccare su una cella Criteri in corrispondenza del campo per cui si desidera impostare i criteri;

Immettere l’espressione criterio digitandola (l’espressione deve essere presente nel campo considerato). Ad esempio se è stato preparato un data base con i campi Cognomi, Nomi, Indirizzi, Telefoni nella colonna del campo Nomi si può, nella riga CRITERI, digitare l’espressione MA ;Inoltre può essere digitata nel rigo oppure un’altra espressione relativa allo stesso campo o ad un altro campo.Ad esempio nel Campo Indirizzi si può digitare in OPPURE l’espressione VIA PI.

Cliccare sulla finestra di Microsoft Access (in alto) in corrispondenza di ! e apparirà una nuova query con la suddetta selezione, ovvero per il Data Base si presenteranno nella colonna dei Nomi tutti i Record aventi per Nome quelli che iniziano per MA (es. MARIO,MARCO, MARIANNA ecc) e nella Colonna degli Indirizzi tutti i Record aventi per Indirizzo le Vie che iniziano per PI (es. VIA PISA,VIA PINDARO ecc);

Salvare, se si desidera, la nuova query trovata.

· SALVARE UNA QUERY

Preparata una query essa si può salvare come già fatto per una tabella o maschera.

Si clicca su FILE-SALVA oppure FILE-SALVA CON NOME , si digita un nome e poi su OK.

Se invece si desidera uscire senza salvare allora si clicca, nella finestra della query su X

in alto a destra e si risponde NO alla richiesta successiva di salvataggio.

SESTA PARTE

(Filtri, Modifica Campi e Ordinamento Dati)

· APPLICARE DEI FILTRI AD UNA QUERY

Il procedimento è molto simile a quello già spiegato nel paragrafo Creare una query con criteri multipli, ma i passi da seguire sono i seguenti:

a) Si entra nel Database, si clicca su Query e su una query già preparata.

b) Si seleziona un dato di un campo o una parte del dato del campo. Es) nel precedente file di database preparato si sceglie una query con campi Cognomi e Nomi. Quindi si selezionano nel campo Cognomi le lettere PA del cognome PARISI.

c) Si clicca sulla Barra degli Strumenti l’icona Filtro con selezione, oppure sull’icona Applica Filtro oppure su Record-Applica Filtro. Comparirà una nuova query che presenta nel campo Cognomi tutti i record che hanno cognome che iniziano per PA (es. PARISI, PATTI, PAPA ecc).

d) Si salva la nuova query.

· RIMUOVERE DEI FILTRI AD UNA QUERY

Si carica il file di database, si clicca su Query e si carica la query dove esiste il filtro da eliminare. Si clicca sull’icona Rimuovi Filtro della Barra degli Strumenti oppure cliccare su Record-Rimuovi Filtro.Si salva la nuova Query.

· AGGIUNGERE CAMPI AD UNA QUERY

Si carica il file di database, si clicca su Query e si evidenzia la query dove si desiderano

aggiungere dei campi. Cliccare su Struttura in alto alla finestra. Si troveranno in alto

i vari campi del presente file di database. Si porta il cursore sul campo da aggiungere e

cliccando si trascina il campo nella riga dove sono scritti gli altri campi. Salvare la

nuova query

· ELIMINARE CAMPI DA UNA QUERY

Si carica il file di database, si clicca su Query e si evidenzia la query dove si vogliono

togliere dei campi. Cliccare su Struttura in alto alla finestra. Nella riga di MOSTRA

si toglie la spunta in corrispondenza del campo o dei campi che si vogliono togliere.

Salvare la nuova query.

· RICERCA SELEZIONE E ORDINAMENTO DEI DATI

Si carica il file di database e si sceglie per la ricerca o una tabella, oppure una query.

Per poter ordinare i dati in una determinata colonna, si seleziona la relativa colonna e quindi si clicca sulla icona Ordinamento Crescente o Decrescente.

SETTIMA PARTE

(Uso dei Report)

· PRESENTAZIONE DEI DATI (SULLO SCHERMO O STAMPA) IN UNA PARTICOLARE SEQUENZA.

I record di un database si possono presentare nello schermo oppure nella stampante in modo globale o in modo parziale.

Se si carica la tabella iniziale e si manda alla stampante vengono presentati tutti i dati in modo disordinato. Se invece abbiamo bisogno di una presentazione di un database con un campo ordinato allora si ordina tale campo e si stampa.

Se vogliamo stampare solo una parte di una tabella ordinata o non, allora si deve evidenziare la parte da stampare e,nella stampa, scegliere “Selezione”.

Se la tabella o la query ha molti campi allora è conveniente scegliere l’opzione “Orizzontale” da Proprietà-Caratteristiche della Stampante.

Analogamente possiamo stampare una query ordinata o non oppure una parte della query.

Infine si possono inviare alla stampa i record in modo singolo attraverso una maschera. Se non si sceglie il record presente nel Display da stampare, allora la Stampante stampa tutti i record presenti nelle maschere.

· MODIFICARE UN RAPPORTO

La modifica di un file di database è principalmente rivolto ai caratteri dei dati dei record. Essi possono essere modificati per dimensione, per stile(Grassetto, Corsivo e Sottolineato), per tipo di carattere,per i loro colori, e per il colore dello Sfondo. Inoltre, come è stato detto più volte, ogni file può essere modificato attraverso le varie query, le maschere con i relativi filtri.

· CREARE E PERSONALIZZARE INTESTAZIONI E PIE’ DI PAGINA.

Il Procedimento è il seguente:

a) Si apre la maschera in Visualizzazione Struttura;

b) Si sceglie Int./piè di pagina maschera dal menu Visualizza.

c) Si digita la relativa espressione.

N.B) La Intestazione e il Piè di Pagina compare solo nella Stampa.

· RAGGRUPPARE I DATI DI UN RAPPORTO (TOTALI e SUBTOTALI)

Se in un campo di un file di database sono presenti numeri che alla fine si devono sommare in modo parziale o totale, oppure si deve cercare la loro media, oppure applicare ad essi una funzione matematica, allora si carica il file e si clicca prima su Tabelle,poi nell’icona COLLEGAMENTI OFFICE (W) della Barra degli Strumenti e quindi su EXCELL. La tabella viene presentata in un foglio elettronico dove si può operare con i dati numerici.